日程調整AI 操作ガイド
面接の日程調整がどう変わるか、実際の操作画面をステップバイステップで紹介します。
導入後の業務フローを具体的にイメージできるガイドです。
稟議資料や社内説明にもご活用ください
5ステップで面接日程が確定
初期設定から面接確定まで、Tasonalの日程調整AIが担う操作フローの全体像です
初期設定
カレンダー連携と面接官の登録を行います。所要時間は約10分で、管理者権限は不要です。
カレンダー連携
Google WorkspaceまたはMicrosoft 365アカウントでOAuth認証。数クリックで完了し、管理者権限は不要です。
面接官の登録・カレンダー紐付け
面接に参加するメンバーを登録し、各メンバーのカレンダーを紐付けます。招待メールで面接官自身に認証してもらうことも可能です。
面接可能時間帯の設定
曜日ごとに面接対応可能な時間帯を設定します（例：月〜金 10:00-18:00）。祝日やブロック日の設定にも対応。
Slack連携（オプション）
Slackワークスペースを接続すると、面接官への確認・承認がSlack上で完結。面接官のレスポンスが大幅に改善します。
実際の画面イメージ — 初期設定画面
面接を追加する
候補者名・応募職種を入力し、日程の受付方法を選びます。 既存ツールではURL予約のみですが、Tasonalはテキスト入力・URL共有・ATS連携のすべてに対応。候補者がメールでテキスト返信してきても、そのまま処理できます。
実際の画面イメージ — 面接追加画面
自然文の解釈例
候補者からのメールやチャットの文面をそのまま貼り付けるだけでOK
「来週の火曜か水曜の午後でお願いします」
翌週火曜・水曜の13:00-18:00から候補枠を検索
「3/25（火）14:00〜 or 3/27（木）11:00〜 希望です」
指定された2枠を面接官の空きと照合
「今月中の10時〜12時で3枠ほど候補をください」
月内の平日10:00-12:00で空き枠を3件抽出
日程マッチング・確定
面接官のカレンダーから空き枠を自動取得し、候補者の希望と照合。空きがあればその場で自動確定されます。入力方法によって確定の流れが異なります。
テキスト入力フロー
候補者から日程を提示された場合
- 1候補者の希望日程をテキストで入力
- 2AIが面接官のカレンダーと照合
- 3空き枠があれば優先度順に自動確定
URL共有フロー
候補者に日程を選んでもらう場合
- 1面接官の空き枠一覧をURLで候補者に共有
- 2候補者がURLから希望の枠を選択
- 3候補者の選択に従って即確定
テキスト入力時のスコアリング指標
候補者から提示された日程に複数の空き枠がマッチした場合、以下の指標で優先順位を決定します
カレンダー上の空き確度（確定空き・仮予定の有無）
候補者の希望日時にどれだけマッチしているか
特定の面接官への集中を避ける分散スコア
候補日までのリードタイム（早い日程を優先）
空き枠がなくても、止まらない。
既存の日程調整ツールは空き枠の提示は得意ですが、枠がない瞬間にツールが役に立たなくなり、 Slackで面接官を一人ずつ追いかける手動作業に戻ります。 Tasonalはその先まで自動化します。
既存ツールの場合
空き枠がないと手動に戻る
- 1ツールが「空き枠なし」を表示
- 2採用担当がSlackで面接官Aに連絡
- 3返事がない…1日待つ
- 4面接官Bにも連絡、また待つ
- 5やっと返事 → 候補者に手動で連絡
Tasonalの場合
AIが自動で枠を創出
- 1空き枠なしを検知
- 2AIが面接官のカレンダーを調査し、候補時間帯を特定
- 3Slack/メールで面接官に直接打診（自動）
- 4辞退されたら別の面接官に自動で打診
- 5承認 → 即確定・候補者に自動通知
実際の画面イメージ — Slackでの自動打診
以下の面接について、カレンダーに空きが見つかりませんでした。
下記の日程で対応可能でしょうか？
面接官が辞退した場合のフロー
自動検索
自動で打診
全自動リトライ：面接官が辞退するたびに、次の候補者を自動で検索・打診します。承認が得られるまで繰り返すため、採用担当が介入する必要は一切ありません。
通知・カレンダー登録
日程が確定すると、候補者へのメール送信・カレンダー招待の登録が自動で実行されます。採用担当にもその都度ステータス通知が届くため、進捗を見逃しません。
確定時の自動処理フロー
採用担当への都度通知：日程の確定・候補者の選択・面接官の承認/辞退など、ステータスが変わるたびに採用担当にリアルタイムで通知が届きます。進捗確認のためにログインする必要はありません。
候補者への確定通知メール
面接の日程が以下の通り確定しました。
リスケ・変更対応
面接官・候補者どちらの都合による変更にも対応。Tasonalが自動で代替枠を検索し、再提案します。
面接官都合の変更
- 1面接官が確定枠をキャンセル
- 2Tasonalが自動で代替面接官・時間枠を検索
- 3空きがあれば自動で再確定
- 4採用担当・候補者に変更通知
候補者都合の変更
- 1候補者から日程変更の連絡を受信
- 2採用担当がTasonalで「再調整」を実行
- 3新しい希望日程で空き枠を再検索
- 4空きがあれば自動確定・候補者に再通知
一覧管理画面
すべての日程調整の進捗を一覧画面でリアルタイムに把握できます。ステータス別のタブ切替、求人フィルター、アラート表示で対応漏れを防止します。
実際の画面イメージ — 一覧管理画面
アラート機能：面接官の承認待ちや候補者の未回答が一定時間を超えた場合、一覧画面にアラートが表示されます。対応漏れを未然に防ぎます。