採用September 12, 2026

日程調整の外注で見落とす3つの落とし穴｜契約期間・時間の上限・月額外の費用

ByTasonal 編集部

採用人事

面接の日程調整だけを切り出して外注する方法は6つあり、月3万円台から月40万円台まで開きがあります。ただし契約後に効いてくるのは月額ではなく、契約期間の縛り・時間の上限・月額に含まれない費用の3点です。いずれも月額の一覧表には出てきません。

この記事では6つの手段を並べたうえで、この3点を順に確認します。価格は各社の公式料金ページから2026年9月12日に確認しました（派遣のみ、公開料金表が存在しないため厚生労働省の統計を使っています）。比較サイトに載っている相場ではなく、実際の掲載額を記載しています。

1. 見落とされやすい3つの落とし穴

日程調整の外注は、料金表を見比べれば決められそうに見えます。しかし契約したあとで効いてくるのは、料金表に載っていない次の3点です。

1つ目は、契約期間の縛りです。 最低契約期間は1ヶ月から12ヶ月まで開きがあります。しかも月額が安いプランほど長期契約になっている場合がありますので、月額だけを見比べると総額を読み違えます。採用の繁閑は事前には読めませんので、途中で降りられるかどうかは月額数万円の差より効いてきます。（§5で詳しく扱います）

2つ目は、時間の上限です。 稼働時間で契約する場合、その時間で何件の面接を回せるかは、契約時には確定しません。ゼクウの調査では応募者1人あたり中央値が約14分ですが、同じ調査の中に部分が全体を上回る矛盾があり、実態はこれより長いと考えられます（§4で詳述します）。例外対応まで含めれば1件20分は見ておくべきで、その場合30時間で回せるのは90件です。買えるのは時間であって、面接の件数ではありません。（§4・§6）

3つ目は、月額に含まれない費用です。 初期費用と超過料金は、月額の一覧表には出てきません。初期費用はまるごと人事が10万円、Tasonal BPOが月額の2ヶ月分かかる一方で、CASTER BIZ recruitingは0円と明記しており、オンラインアシスタント3社は金額そのものを掲載していません。同じ「初期費用」でも、有無と金額の開示状況がここまで分かれます。 超過料金も同様で、HELP YOUは1時間あたり4,000円かかりますので契約中のプランの実質単価（3,333円）より2割高くつき、フジ子さんは時間単価の1.5倍がかかります。（§4・§5）

いずれも料金表には書かれていません。以降では6つの手段を並べたうえで、この3点を順に確認していきます。

2. 6つの手段

日程調整を回す方法は、大きく6つあります。

自社の採用担当が兼務する方法では、追加費用は発生しません。ただし採用担当者の時間を使っていますので、コストがゼロなのではなく、見えていないだけです。

採用アシスタントを雇う方法では、社内にノウハウが残ります。一方で採用・教育の期間が必要ですし、繁閑にかかわらず人件費は固定です。本人に支払う水準の目安として、三大都市圏の事務系の平均募集時給は1,696円です（エン「2026年4月度派遣社員の平均時給」）。ただしこれは本人が受け取る額であり、会社の負担はここに社会保険料・交通費・採用と教育の工数が加わります。

事務職派遣を使う方法では、比較的すぐに稼働します。契約範囲を明確にする必要がありますし、期間の定めや更新のたびの調整が発生します。料金は公的統計で1日あたり18,112円（8時間換算・令和6年度の一般事務従事者）ですので、月20営業日で約36万円になります。

上の2つで示した金額は、性質が違う点にご注意ください。 1,696円は派遣スタッフ本人が受け取る時給であり、18,112円は発注企業が派遣会社に支払う料金です。同じ統計で、派遣料金の全業務平均は26,257円、派遣労働者の賃金の平均は16,735円（いずれも8時間換算）です。比較に使うべきは、発注側が支払う金額のほうです。

オンラインアシスタントに依頼する方法では、稼働時間を月単位で買います。汎用の事務代行ですので、採用固有の文脈は都度説明することになります。

採用代行（RPO）に任せる方法では、日程調整だけでなく媒体運用やスカウトまで含めて任せられます。そのぶん単価は上がります。

日程調整に特化したBPOを使う方法では、稼働時間ではなく調整件数で契約します。対応範囲は日程調整まわりに限られます。

3. 何を任せられて、何が手元に残るか

外部に委託する3手段について、業務別に整理します。自社対応・採用アシスタントの雇用・派遣の3つは、業務範囲を自社で決められますので、この表の対象外としています。

業務	オンラインアシスタント	採用代行（RPO）	日程調整の専門BPO
候補者へ候補日を提示する	任せられます	任せられます	任せられます
面接官の空き状況を確認する	任せられます	任せられます	任せられます
面接官へ催促する	依頼内容に含めれば可能です	任せられます	任せられます
ATSへ転記する	ツール操作の権限付与が必要です	任せられます	任せられます
候補者からのリスケ対応	都度の指示が必要になりがちです	任せられます	判断だけ依頼者に返します
選考フローの変更	任せられません	任せられます	判断だけ依頼者に返します
合否連絡	文面を用意すれば可能です	任せられます	サービスにより異なります

表のとおり、定型の往復はどの手段でも引き受けます。稼働時間で契約している場合、イレギュラーな対応にかかった時間も契約時間に含まれますので、追加料金が発生するわけでもありません。

表の右にいくほど任せられる範囲が広がるわけではありません。委託範囲の差は、次の2つの軸に現れます。

採用の文脈をどこまで理解しているかです。 汎用の事務代行は、指示された手順は正確に実行しますが、選考フローの変更のように採用固有の判断が絡む部分は範囲外になりがちです。採用専門のサービスであれば、そこも含めて任せられます。稼働時間を多く買っても、この差は埋まりません。

判断がどういう形で戻ってくるかです。 どの手段を選んでも「この候補者を次に進めるか」を外部が決めることはありませんので、判断自体は必ず手元に残ります。都度メールで「いかがいたしますか」と問い合わせが来る形であれば受信箱を見張る必要が残りますし、通知が届いてボタンで返せる形であれば手間は小さくなります。同じ「代行」でも、ここの設計で負担は変わります。

商談では、「リスケの連絡が来たら、こちらには何がどう届きますか」と質問してみてください。運用の実態が見えます。

想定より時間を使う4つの場面

落とし穴の2つ目（時間の上限）が、具体的にどこで効いてくるかを見ます。以下はいずれも珍しい話ではなく、日常的に起きる場面です。

候補者が前日にリスケを申し出る。 最も頻度が高い例外です。空き枠の再検索、面接官への再依頼、候補者への再提示という3工程が発生します。稼働時間で契約している場合、この再調整も時間を消費しますので、繁忙期には契約時間を圧迫します。件数で契約している場合は、リスケを1件と数えるのか2件と数えるのかで実質単価が変わります。契約前に確認すべき点です。

面接官の予定が急に埋まる。 面接官が自分でカレンダーを更新しないまま予定を入れると、確定済みの枠が二重予約になります。外注先はカレンダー上の情報しか見ていませんので、この検知はできません。誰がどのタイミングで気づく設計になっているかを確認してください。

候補者から連絡が途絶える。 何日待って、何回追いかけ、どこで打ち切るのかは、採用方針の問題です。外注先が勝手に決めるべきではありません。一方で、途絶えたこと自体に気づいて知らせてもらえないと、候補者が静かに消えます。「何日で通知が来るか」を決めておく必要があります。

選考フローが途中で変わる。 一次面接のあとに現場面談を追加する、面接官を差し替えるといった変更です。これは判断そのものですので、依頼者側で決めます。問題は、決めたあとの反映を誰がやるかです。ここを外注先が引き取らないと、変更のたびに依頼者側の作業が発生します。

4つに共通するのは、どれも事前には件数を見積もれないという点です。今月リスケが2件で済むのか10件出るのかは、契約時に分かりません。

稼働時間で契約している場合、これらにかかった時間はすべて契約時間から引かれます。追加料金という形では現れませんが、その月に処理できる面接数が静かに減ります。応募が集中する月ほどイレギュラーも増えますので、上限に当たるのは決まって忙しい月です。

件数で契約している場合は、この振れ幅が単価には出ません。代わりに「リスケを1件と数えるのか2件と数えるのか」で実質単価が変わりますので、契約前に定義を確認してください（§6でもう一度触れます）。

4. 費用（各社の公式料金ページから確認しました）

オンラインアシスタント

サービス	月額（税別）	稼働時間	1時間あたり	最低契約期間
フジ子さん PLAN20	62,400円	20時間/月	3,120円	1ヶ月（自動更新）
フジ子さん PLAN30	92,700円	30時間/月	3,090円	1ヶ月（自動更新）
フジ子さん PLAN50	137,000円	50時間/月	2,740円	1ヶ月（自動更新）
HELP YOU チームプラン	100,000円	30時間/月	3,333円	6ヶ月
HELP YOU チームプラン	150,000円	45時間/月	3,333円	6ヶ月
HELP YOU 1名専属プラン	100,000円	30時間/月	3,333円	6ヶ月
HELP YOU 1名専属プラン	200,000円	60時間/月	3,333円	6ヶ月
i-STAFF ライトプラン	114,000円	実働30時間〜/月	3,800円	3ヶ月
i-STAFF ベーシックプラン	93,000円	実働30時間〜/月	3,100円	6ヶ月
i-STAFF プレミアムプラン	81,000円	実働30時間〜/月	2,700円	12ヶ月

「1時間あたり」は月額を稼働時間で割った金額です。i-STAFFは「実働30時間〜」と記載されており、実際の稼働がこれを上回れば単価は下がりますので、表の金額は上限にあたります。

HELP YOUでは、契約時間を超えると1時間あたり4,000円（税抜）の超過料金がかかります（1時間単位で切り上げます）。フジ子さんの超過料金は時間単価の1.5倍で、引き受けてもらえるのは当月の利用時間の2倍までです。フジ子さんは2時間・1週間の無料トライアルを用意しています。i-STAFFは期間限定価格も掲示していますので、実際の見積もりは変わる場合があります。なおHELP YOUには上表のほかに、1ヶ月から使えるスポットプラン（30万円〜・内容はカスタマイズ）もあります。

出典: フジ子さん／ HELP YOU 料金プラン・HELP YOU よくあるご質問（超過料金）／ i-STAFF（いずれも2026年9月12日確認）

採用代行（RPO）

サービス	月額（税別）	稼働時間	1時間あたり	初期費用
CASTER BIZ recruiting MINIMUM	250,000円	40時間/月	6,250円	0円
CASTER BIZ recruiting STANDARD	400,000円	70時間/月	5,714円	0円
CASTER BIZ recruiting CUSTOM	見積り	記載がありません	算出できません	0円
まるごと人事ライト	250,000円	記載がありません	算出できません	100,000円

採用代行は採用戦略の設計や媒体運用まで含みますので、単価が上がります。同じ「1時間」でも中身が違う点にご注意ください。なおCASTER BIZ recruitingは、2026年8月に確認した時点ではSMART・MINIMUM・STANDARD・ADVANCEの4プランでしたが、9月の再確認ではMINIMUM・STANDARD・CUSTOMの3プランに変わっていました。料金表は改定されますので、検討時は必ず各社サイトでご確認ください。

出典: CASTER BIZ recruiting ／まるごと人事（いずれも2026年9月12日確認）

参考: 業界側が示している目安

各社の掲載額とは別に、業界側が公表している目安もあります。dodaの採用代行費用相場は「面接日時の設定は月5万円〜」としています。またBOXILが利用者342人に行った調査では、**採用代行の月額は10万〜20万円未満が最も多く18.8%**でした。

本記事の実額と見比べると、日程調整だけを切り出した場合の月5万円〜という目安は、上表のオンラインアシスタント最安帯（フジ子さんPLAN20の62,400円）に近い水準です。

事務職の派遣

派遣には各社の公開料金表がありませんので、公的統計を使います。厚生労働省の「労働者派遣事業報告書の集計結果」によると、**一般事務従事者の派遣料金は1日あたり18,112円（8時間換算）**です（令和6年度）。20営業日で換算すると、月あたり約36万円になります。

8時間換算ですので、1時間あたりは2,264円にあたります。単価だけを見れば最も安い水準です。ただしこの金額はフルタイム勤務を前提とした統計値ですので、日程調整だけを短時間切り出して依頼した場合の単価とは異なります。

同じ統計で、全業務の平均は26,257円です。また派遣料金と派遣労働者の賃金は別の数値であり、労働者の賃金の平均は16,735円（8時間換算）です。発注側が支払うのは派遣料金のほうです。

出典: 厚生労働省「令和6年度労働者派遣事業報告書の集計結果（速報）」表6 派遣料金（PDF）

Tasonal BPO（本記事の運営元です）

本記事はTasonalが運営しています。自社サービスですので、他社と同じ条件で並べます。

プラン	月額（税別）	月間調整件数	初期費用
Light	30,000円	40件	60,000円
Standard	70,000円	100件	140,000円
Plus	120,000円	200件	240,000円
Enterprise	200,000円〜	無制限	400,000円〜

他社と違い、稼働時間ではなく調整件数で契約します。初期費用は月額の2ヶ月分です。

出典: Tasonal BPO 料金（2026年9月12日確認）

単価をそろえて比べられるか

ここまで「1時間あたり」を併記しましたが、Tasonalだけは件数契約ですので同じ列に並びません。1件あたりに換算すると Standard は700円ですが、この2つを直接比べることはできません。

換算には「1件の日程調整に何時間かかるか」が必要です。株式会社ゼクウの調査によると、面接の日程調整だけで応募者1人あたり中央値は約14分であり、最も多かった回答は「10〜20分」でした。

ただしこの14分は、実態より短く出ている可能性が高いと考えます

同じ調査には、見過ごせない矛盾があります。「応募者対応全体」を1問で聞いたときの中央値は約10分です。一方で**「日程調整だけ」を聞くと約14分**になります。部分が全体を上回っており、この2つは両立しません。

これは調査の不備というより、自己申告で時間を答えるときに起きる典型的なずれです。人は数分の細切れ作業を過小に見積もります。1通の返信、カレンダーの確認、面接官への一言といった作業は、あとから思い出して合計されにくいためです。

加えて、「日程調整にかかる時間」と聞かれたときに、多くの人はうまくいった場合を思い浮かべます。前日のリスケ、面接官の二重予約、候補者からの返信途絶といった例外対応は、この数字に入っていない可能性が高いといえます（§3で挙げた4つの場面です）。

したがって本記事では、例外対応まで含めた実務上の前提として、1件あたり20分を見ておくことをおすすめします。これは調査が示した最多回答「10〜20分」の上限側であり、調査の外側の数字ではありません。

30時間の契約に当てはめる

1件あたりの所要時間	30時間で処理できる件数	フジ子さんPLAN30（92,700円）の1件あたり
10分（楽観的な前提）	180件	約515円
約14分（調査の中央値）	約128件	約724円
20分（本記事が推奨する前提）	90件	約1,030円

Tasonal BPO Standardは月70,000円で100件ですので、1件あたり700円です。調査の中央値どおり14分で回っている会社であれば、時間契約とほぼ同水準になります。 10分で回せている会社であれば時間契約のほうが安くなります。

つまり同じ30時間契約でも、自社の実態が10分か20分かで実質単価は倍違います。この記事は20分を前提として推奨していますが、それはあくまで前提であり、実測ではありません。 自社の所要時間を測れば、この表のどこに当てはまるかがすぐ分かります。§6で扱います。

出典: 株式会社ゼクウ「採用業務の『見えない工数』実態調査2026」（2026年3月3〜4日・n=1,002・全国の採用担当者および人事責任者・PRIZMAインターネットパネル調査）調査ページ。なお同社は採用管理サービスを提供する事業者であり、第三者機関による調査ではありません。

価格は2026年9月12日時点のものです。改定される可能性がありますので、検討時は各社サイトで最新の掲載をご確認ください。

5. 月額の一覧表に出てこない条件

比較記事の多くは月額だけを並べています。しかし契約後に効いてくるのは、その表の外側にある条件です。落とし穴の1つ目（契約期間）と3つ目（月額外の費用）を、ここでまとめて扱います。

最低契約期間

実際に効いてくるのは月額ではなく契約期間です。

HELP YOUは6ヶ月からです。30時間プランを選ぶと、総額60万円の約束から始まります。

i-STAFFはさらに構造が特徴的で、安いプランほど拘束が長くなります。月81,000円のプレミアムプランは12ヶ月契約ですので、総額は97万円です。月114,000円のライトプランは3ヶ月ですので、総額は34万円です。月額だけを見比べると、プレミアムのほうが安く見えます。しかし3ヶ月で採用が止まる可能性があるなら、支払総額はライトのほうが小さくなります。

フジ子さんとまるごと人事は1ヶ月単位で契約できます。

採用の繁閑は事前には読めません。想定より早く採用が充足することもありますし、逆に事業計画が変わって募集自体が止まることもあります。「いつでも降りられるか」は、月額数万円の差より大きな条件になり得ます。

初期費用と超過料金

契約期間と並んで、月額の一覧表に出てこないのが初期費用と超過料金です。

初期費用は、まるごと人事が10万円、Tasonal BPOが月額の2ヶ月分（Standardなら14万円）です。CASTER BIZ recruitingは料金ページに「初期費用は0円。」と明記しています。 オンラインアシスタント3社（フジ子さん・HELP YOU・i-STAFF）は、初期費用の金額を料金ページに掲載していません。つまり開示状況は「0円と明記」「金額を明記」「記載なし」の3通りに分かれますので、記載がないサービスについては見積もりの段階で必ず確認してください。

超過料金は、契約した稼働時間を超えたときに発生します。HELP YOUは1時間あたり4,000円（税抜）と明記しています。チームプラン30時間の実質単価が3,333円ですので、超過分は契約中のプランより約2割高い計算になります。フジ子さんは時間単価の1.5倍と定めていますので、こちらは5割高くなります。しかも超過が起きるのは応募が集中している月ですので、支出が増えるタイミングと忙しさが重なります。

月額だけを並べた比較では、この2つは見えません。初年度の総額で比べる場合は、月額×契約月数に初期費用を足したうえで、超過の可能性を見ておく必要があります。

6. 「時間」で買うのか、「件数」で買うのか

ここまでの表を見ると、ひとつの共通点に気づきます。オンラインアシスタントも採用代行も、すべて稼働時間で値付けされています。 30時間、45時間、50時間、70時間という単位です。

一方で、採用担当者が本当に知りたいのは「何時間ぶんの人手を買うか」ではありません。**「何件の面接を回せるか」**のはずです。

時間で買う場合、次のことが事前には読めません。

1件の日程調整に何時間かかるかは、候補者と面接官の都合次第で変わります。ゼクウの調査では中央値が約14分ですが、自己申告のため実態より短く出ている可能性が高く、例外対応まで含めれば1件20分を前提に置くことをおすすめします（根拠は§4です）
繁忙期に契約時間を使い切ると、超過料金が発生するか、そこで止まります
採用が止まった月も、契約時間分の料金は発生します

件数で買う場合は「今月は何件まで」が先に決まりますので、採用計画から逆算できます。ただし件数の定義はサービスによって違います。1名の候補者につき1件と数えるのか、リスケが発生したら2件と数えるのかで、実質的な単価は変わります。ここは必ず確認してください。

どちらが優れているという話ではありません。見積もりを比べる前に、自社が月に何件の面接を実施しているかを数えてください。 その数字がないと、時間課金と件数課金は比較のしようがありません。過去3ヶ月の面接実施数を数えるだけで、判断の精度は大きく上がります。

7. 状況別の選び方

状況	向いている手段	該当するサービス例
月の面接が10件未満で、採用が単発である	自社で回します（外注先を管理するコストのほうが上回ります）	該当なし
面接が月20〜100件あり、日程調整だけが重い	日程調整の専門BPO、またはオンラインアシスタント	Tasonal BPO（Light・Standard）／フジ子さん／HELP YOU
面接が月100件を超える	件数契約か、稼働時間の多いプラン	Tasonal BPO（Plus・Enterprise）／CASTER BIZ recruiting
採用戦略や媒体運用から任せたい	採用代行（RPO）	CASTER BIZ recruiting／まるごと人事
採用が今後も継続し、社内にノウハウを残したい	採用アシスタントを採用するか、派遣を使います	該当なし
繁閑の差が大きく、途中で止まる可能性がある	最低契約期間が1ヶ月のサービス	フジ子さん／まるごと人事／Tasonal BPO
ATS連携が弱く、メール中心で運用している	人が対応する外注全般（API連携を前提とするツール単体では機能しません）	オンラインアシスタント各社／採用代行各社／Tasonal BPO

契約前に確認する6つの質問

料金表を比べる前に、次の6点を聞いてください。ここで運用の実態が分かります。

リスケの連絡が入ったとき、こちらには何がどう届きますか。 都度メールで問い合わせが来るのか、通知だけで済むのかで、実際の負担が変わります。
「1件」の定義を教えてください。 リスケが発生した場合、1件と数えるのか2件と数えるのかで実質単価が変わります。稼働時間契約の場合は、1件あたりの想定時間を聞いてください。
契約した時間や件数を超えた場合はどうなりますか。 超過料金なのか、そこで停止するのかを確認します。応募が集中する月ほど上限に当たります。
最低契約期間と、途中解約の条件を教えてください。 月額の安いプランほど長期契約になっている場合があります。
候補者への連絡は誰の名義で送られますか。 自社名義に対応しているかどうかは、候補者体験に関わります。
ATSへの転記は対応範囲に含まれますか。 含まれない場合、確定後の入力作業が手元に残ります。

8. よくある質問

Q. 日程調整だけを切り出して依頼できますか。
できます。採用代行の多くは業務単位での部分委託に対応していますし、日程調整に特化したサービスも存在します。ただし部分委託の場合、範囲の境界を契約前に文書化しておかないと、例外時に「これは範囲内か」で揉めます。

Q. 候補者に「代行です」と伝わりますか。
サービスによって運用が異なります。自社の採用担当者名で連絡を出す運用に対応しているところもあれば、代行会社名で送るところもあります。候補者体験に関わりますので、確認しておいてください。

Q. 個人情報の扱いは問題ありませんか。
候補者の個人情報を外部に渡すことになりますので、委託先の管理体制の確認が必要です。委託契約に個人情報の取り扱いを明記し、アクセス権限と削除のルールを定めてください。セキュリティ要件が厳しい企業では、認証の有無が判断材料になります。

Q. 導入までどのくらいかかりますか。
サービスによりますが、数営業日から2週間程度が一般的です。ATS連携の設定や、選考フローの共有に時間がかかる場合があります。

Q. 途中で解約できますか。
最低契約期間の定めがあるサービスでは、期間内の解約ができない、または違約金が発生します。本記事の§5に各社の期間を記載しています。

9. まとめ

日程調整の外注で確認すべき要点は3つです。

第一に、月額ではなく契約期間まで含めた総額で比べてください。月額が安いプランほど長期契約になっている場合があり、月額だけでは総額を読み違えます。

第二に、稼働時間で契約するのであれば、その時間で何件の面接を回せるかを確認してください。時間の上限は、応募が集中する忙しい月ほど早く来ます。

第三に、初期費用と超過料金を確認してください。どちらも月額の一覧表には出てきませんが、初年度の総額を大きく動かします。初期費用の金額を掲載していないサービスもありますので、見積もりの段階で聞いてください。

3つとも、出発点は同じです。まず自社が月に何件の面接を実施しているかを数えてください。 その数字がないと、時間課金と件数課金はそもそも比較できません。

面接の日程調整に絞って代行するサービスとして、Tasonal BPOを提供しています。稼働時間ではなく月間の調整件数で契約する形をとっており、月額3万円（40件まで）から用意しています。初期費用は月額の2ヶ月分です。ATS連携の有無を問わず、応募通知メールの監視で稼働します。